Onnistunut ITIL-muutos Aalto!
Aalto-yliopiston IT-palvelut ottivat varaslähdön kun Helsingin kauppakorkeakoulun, Taideteollisen korkeakoulun ja Teknillisen korkeakoulun keskitetyt IT-palvelut yhdistettiin jo ennen varsinaista Aalto-yliopiston käynnistämistä. Tavoitteena oli niin yritysmaailmassa kuin myös julkisella sektorilla hyväksi havaittujen toimintatapojen jalkauttaminen yliopiston sisäiseen palvelutoimintaan. Toimintamalleiksi valittiin COBIT tietohallinnon johtamisessa ja ITIL IT-palveluiden tuottamisessa.Koko IT-palvelukeskuksen väki valmennettiin IT-palvelujohtamisen parhaisiin käytäntöihin, ITILiin. Valmennettavia oli yli 100 ja valmennus koostui Apollo 13 –simulaatiopeleistä, ITIL v3 Foundation verkkokursseista ja ITIL v3 Foundation luokkakursseista sekä sertifiointitesteistä. Valmennusputki vietiin läpi tiiviisti muutamassa kuukaudessa.
”Näin suuren muutoksen läpivienti näin nopeasti todettiin hyvin haasteelliseksi. Heti alusta lähtien koulutuksen ymmärrettiin olevan yksi kriittisistä menestystekijöistä, ja siksi yhteistyökumppanien valintaan kiinnitettiin erityistä huomiota. Koulutus aloitettiin Apollo 13 -roolipelillä. Toisaalta peleissä havaittiin järjestelmällisen toimintatavan ja ITIL-prosessien hyödyt, ihan käytännössä. Toisaalta taas, monesti osallistujat kokivat, että mitä tapahtuu kun ei ole yhteisiä, toimivia prosesseja – kaaoshan siitä seurasi. Kaaoksen kokeminen itse pelitilanteessa on ihan eri asia kuin se, että joku konsultti käy kertomassa saman asian. Pelien jälkeen yleensä kerättiin kehitysehdotuksia. En osaa sanoa kumpi itse asiassa oli tärkeämpää muutostarpeen havaitsemisessa: yhteiset onnistumiset vai epäonnistumiset.”Pelin jälkeen henkilöstö sai rauhassa opiskella asiaa verkkokursseilla itseopiskeluna. Tämä katsottiin oppimistavoitteiden saavuttamisen kannalta paremmaksi vaihtoehdoksi kuin vain kirjojen jakaminen, siitäkin syystä että verkko-opiskelun etenemistä voidaan seurata. Näin ITILin laaja terminologia saatiin haltuun, ilman että näitä tarvitsisi yhdessä tankata luokkaopetuksessa.
Verkko-opetuksen ansiosta varsinainen ITIL-luokkakurssi voitiin tiivistää kahteen päivään normaalin kolmen päivän sijaan. Osallistujilla oli verkko-opiskelun ansiosta myös hyvät keskusteluvalmiudet kurssilla, joten kouluttajien kanssa voitiin käydä vuoropuhelua siitä, miten opitut asiat pureutuvat käytännön työhön.Lopuksi suoritettiin sertifiointitesti. Kaikilla oli tällöin tiedossa, että työnantaja arvostaa sertifiointia, ja että työnantaja myös maksaa sertifiointitestit. Myös tämä lisäsi opiskelijoiden panostamista ja aktiivisuutta kursseilla.Näin saatiin runsaat sata henkeä vietyä nopean ja laajan muutoskoulutuksen läpi ja saatiin aikaan merkittävä tason nosto organisaation toiminnassa sekä edistettyä yhtenäisten toimintatapojen luomista. Toimittajaksi valittiin Hansel-puitesopimustoimittaja FC Sovelto Oy, joka hoiti hankkeen hallinnoinnin ja jota kautta hankkeen toteuttajaksi saatiin Suomen ensimmäinen valtuutettu ja johtava ITIL-valmennustalo Wakaru. Asiakas arvosti erityisesti Wakarun konsulttien laajaa käytännön osaamista, coachaamiskokemusta sekä yhtiön laajaa resurssipohjaa.
”Hanke onnistui erinomaisesti ja sen voidaan todeta olleen ensimmäinen onnistunut muutosaalto IT-palvelutoimintamme kehittämisessä”, toteaa Service Level Manager Anssi Vanhanen Aalto-yliopistosta.
